記錄的管理和控制
記錄的管理和控制
記錄的標識：應具有**性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。
記錄的貯存和保管：記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專人或專門的主管部門負責，應建立必要的保管制度，保管方式應便于檢索合存取，保管環境應適宜可靠，干燥、通風，并有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質合丟失。管以及路的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對不同產品的特點合法規要求做出相應規定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。
記錄的檢索：一項質量活動往往涉及到多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目，合同或是產品實現后過程，可以考慮建立一個總編目，按產品實現的進度進行排列。對于記錄內容較多，質量活動聯系復雜的記錄，也可設置分項編目。記錄在歸檔前經主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據和原始信息，要發揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。
記錄的處置：超過規定保存期限的記錄，應統一進行處理，重要的含有保密內容的記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實記載產品質量的形成過程和*終狀態，如實反映質量管理體系過程、過程和活動的運行狀況和結果，證實產品滿足技術標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質量管理體系是否已得到有效運行，產品、過程和整個體系的運行是否達到了預期的要求。
